Escenarios de futuro para la organización de eventos

Ahora, justo un año que la pandemia cambió nuestra realidad, destrozó nuestra habilidad para planificar, uno de nuestros valores de gestión para la organización de eventos. Los humanos nos creíamos invencibles sobre la naturaleza, las máquinas, nada malo podía ocurrir, nos sentíamos a salvo y seguros.

La nueva realidad ha sido una ampliación de las tendencias que ya conocíamos antes, se ha acelerado el proceso de algo que iba a ocurrir, sólo que se ha producido de manera disruptiva.

¿Cambia esto el modelo de negocio de los eventos? Sí y de una manera imparable, de echo está ocurriendo, aunque en algún momento se pueda pensar que esto es transitorio y volveremos a nuestros clásicos modelos presenciales.

Para pensar sobre ello Barter y Connectingbrains organizamos el workshop “Mirar al futuro para actuar en el presente, El Futuro de los Eventos”, con el objetivo de plantear escenarios de futuro para los organizadores de eventos.

Durante la jornada se plantearon tres escenarios posibles:

1- Escenario continuista, de megaciudades, capitalismo y crecimiento ilimitado
  • Eventos elitistas en formato físico que puedan construirse incluso con las actuales limitaciones de movilidad y seguridad, ofreciendo a los participantes el incentivo de una temática concreta o de un sector reducido.
  • Eventos multitudinarios en grandes espacios, con diversidad de actividades paralelas y efectos especiales gracias a la aplicación de las nuevas tecnologías disponibles
  • Eventos especializados con un concepto vertical que promueve el networking y un contenido transversal a diferentes sectores e intereses (tecnología, ética, sociedad…)
  • Nuevo modelo revenues nueva manera de definir como monetizar los resultados de una feria o evento, muy ligado a la posibilidad de concretar ventas o colaboraciones durante el encuentro o posteriormente.
 2- Escenario de colapso, colapso ambiental, austeridad, supervivencia
  • Macroeventos Glocales con escenarios distribuidos en varios puntos de la misma ciudad y en diferentes ciudades del mundo, dando así́ la posibilidad a pequeños centros de participar en grandes eventos y reduciendo los impactos ambientales debidos a los desplazamientos.
  • Uso sostenible de los recursos aprovechando espacios existentes para reducir los costes ambientales del montaje y desmontaje de instalaciones efímeras, aprovechando el uso de energía renovable producida en situ, minimizando el merchandising reemplazado por pocos objetos útiles y información compartida de forma digital.
  • Inclusividad y respeto de las personas eliminar formatos y estereotipos establecidos anclados en valores del pasado y adoptar nuevos idearios.
 3- Escenario de transformación hyperrealidad, tecnocracia, la tecnología es la solución
  • Entender las necesidades tanto de las personas que asisten a los eventos físicos, así́ como de las que asisten a eventos virtuales y crear una comunidad a la que podamos orientar mejor nuestras propuestas.
  • Oferta personalizada tanto de los contenidos como de los horarios de conexión o asistencia, así́ como dinamizar y gamificar cada evento según el tipo de perfil que asiste.
  • Incentivar las interacciones que se pueden producir entre los participantes durante un evento, sea este físico o virtual y encontrar la tecnología que permita identificar todas aquellas que han surgido.

No tenemos la bola de cristal para ver cómo serán lo eventos en el futuro, pero el ejercicio nos ayudó a pensar y reflexionar acerca de como han cambiado los intereses de las personas respecto a los eventos, que estructuras y formatos ofrecerán los eventos pos pandemia, que experiencias y contenidos retendrán a los participantes de un evento, como se hibridará lo presencial, lo virtual y lo digital para ofrecer una mejor experiencia.

En definitiva, mirar al futuro para actuar en el presente.